图片来源，Getty Images 你终于要去度一个应得的假期了，但还有一项任务需要在待办事项中勾掉：撰写外出自动回复。许多人对需要包含多少信息以及你将如何可用感到非常困惑——是否在信息中注入一些个性，甚至冒险开个玩笑。专家表示，撰写外出自动回复信息（OOO）时有明确的注意事项和禁忌——写错了可能会带来比你想象中更严重的后果。以下是他们撰写完美外出自动回复的信息的规则。 '避免过度分享或自我吹嘘' Debretts，一家礼仪咨询公司表示，一个好的自动回复应该礼貌而简洁，给出具体的返回日期，并在适当的情况下提供其他联系点。但你应该避免过度分享，例如包含你的假期计划的具体细节，或夸耀诸如第二住所或昂贵爱好的事情。 图片来源，Getty Images 图片说明，Debretts表示，避免分享关于你假期计划的个人细节 '过于炫耀' 为什么你休假也是一个不可取的做法。导演Rupert Wesson表示，这可能显得“自鸣得意”或者像你“太努力了”。“有些人会很高兴你和家人共度‘美好时光’，但考虑到他们正是给你发邮件的人，并且在辛勤工作，你可能会冒犯到他们。”话虽如此，一个简单的信息，单纯地表示“我不在办公室”，没有返回日期或其他联系邮件的细节，可能会引发更多问题，而不是提供答案。 '沟通不足' 的风险 “人们不知道何时期待回复或其他谁可以帮助，而这种不确定性会导致‘以防万一’的后续联系，”Linkedin的职业专家Charlotte Davies表示。她认为，一个好的外出自动回复做了两件事：分享你的假期日期，并指向备用联系人。她还认为在你离开之前，向替代你的人简要说明任何重要事宜是值得的：“这会帮助给你发邮件的人，也保护了你的假期。” 你应该开玩笑吗？ 图片说明，你会设置这样的外出自动回复吗？虽然如果你的团队文化很轻松，个人化的触感可能会在OOO中有效，但要小心幽默并不总是通过电子邮件恰当。过于轻浮或讽刺的信息可能会让你陷入麻烦，即便它们是有趣的，法律公司Wilford Smith的销售和市场部负责人Paul Fitzsimmons认为。“‘我现在不在办公室，假装这家公司不存在’...‘如果紧急，给关心你的人打电话’...‘我走的时候收到的邮件将会被删除’，”他举例说。 图片来源，Getty Images 图片说明，管理好关于你可用性的期望是很重要的 41岁高级销售主管Adam Murfet表示，一位前同事在外出自动回复中的玩笑让客户生气，从而失去了一个业务机会。但他认为，在沟通越来越依赖人工智能的时代，幽默可能会帮助一些人脱颖而出。“总是问自己，你会在邮件中写同样的东西吗？”他作为一个经验法则说。“你发送的任何东西都会被阅读，人们会对其进行评判。” '我不会查看邮件' 评论者们常常抱怨发件人在离开期间称他们将“有限地访问邮件”。风险在于这会邀请人们继续联系你，就好像你仍然在工作一样。Wesson表示，如果你真的需要在假期中查看邮件，那么最好说，“我会定期查看邮件”，这样可以管理期望。Davies补充道，如果你想要一个真正的假期，“清楚地说出来——像是‘在此期间我不会查看邮件’。” “记住，在英国，除非你的合同另有规定，你有权享受不间断的年假。” 撰写好的外出自动回复的技巧 1. 礼貌：不要直接以“我正在休年假”开头。以问候语开始，例如“感谢你的邮件”。 2. 给出具体的返回日期和备用联系人（如适用）。确保所有联系信息都是正确的 4. 明确你的可用性：管理期望，如果你希望不被联系，请明确说明 5. 不要承诺在返回时立即回复：积压的邮件是完全正常的，因此“在几天内”是更好的承诺 6. 如果你使用Outlook，务必勾选内部和外部联系人。这是一个容易错过的环节 7. 回来后关闭自动回复：过期的OOO可能显得不够有条理。 来源：Debretts，Linkedin