Getty Images；Tyler Le/BI电子邮件是大多数工作日的必要部分，但对于忙碌的首席执行官或创始人来说，它也可能成为主要的干扰。这是我们在权力时刻访谈中反复听到的主题，商业内幕的这一系列访谈探讨了首席执行官、创始人、投资者和公众人物如何度过他们的日子。我们交谈的一些人每天早上醒来就处理成百上千的消息。其他人则在一天中的某些时候避免使用电子邮件，或者有系统来决定哪些事情真正需要他们的注意。少数人，比如约翰·保罗·德乔里亚，甚至没有电子邮件地址。我们请ChatGPT分析截止到目前为止发布的100个权力时刻访谈，并确定我们来源在管理收件箱时使用的最有用的策略。以下是七个突出的电子邮件习惯和规则。1. 在打开收件箱之前，他们先决定需要完成的事情。风险投资公司M13的联合创始人卡特·瑞姆在喝早晨咖啡时写下几个战术任务和一两个较大的优先事项——在打开收件箱之前。瑞姆说，一旦他开始阅读电子邮件，他就会对每个人对他的期望作出反应。这就是他多年前学习的规则：“不要让你的收件箱成为你的待办事项列表。”一旦他查看电子邮件，瑞姆会使用Superhuman，首先处理标记为重要的消息。Sotol Romo的创始人克劳迪娅·罗莫·埃德尔曼在查看电子邮件或参加会议之前也会考虑她的优先事项。她会识别出她所称的“重大事务”，即她当天需要完成的最重要事情。前Netflix首席营销官博佐马·圣约翰早上5:30左右醒来，花一个小时冥想、阅读或祈祷，然后才查看电子邮件或短信。2. 他们为电子邮件设定了特定的时间段。时尚设计师和企业家丽贝卡·敏科夫（Rebecca Minkoff）曾习惯于早晨第一件事就是查看电子邮件。大约三年前，她停止了这种做法。现在，她在日程中安排30分钟的时间块来阅读和回复电子邮件。Sweet Loren's的首席执行官洛伦·卡斯特尔（Loren Castle）也将电子邮件分成一天中的特定部分。她使用她所称的“日历堆叠”，将电话和电子邮件工作安排在一起，以便更有效地完成。Lyft的首席执行官大卫·瑞舍（David Risher）早晨也不会先查看电子邮件。他会在之后检查电子邮件和Slack，看是否有紧急事项，并在晚餐后花45分钟处理电子邮件。日程安排各有不同，但思想是相似的：电子邮件在一天中占有一席之地，而不是持续关注。3. 他们保持回复简短。西门子首席执行官罗兰·布什每天收到大约200封电子邮件，试图让收件箱中保持少于100封。他表示自己快速回复，大多数回复仅仅是“好的”或“没有”。如果需要发送较长的回复，他有时会一边走在办公室里一边口述。Marc Jacobs的首席营销官克里斯汀·派特里克（Kristin Patrick）使用她所称的“三行规则”。如果回复邮件需要超过三行，她宁愿进行快速通话。4. 他们自动化或委派收件箱的部分内容。Klaviyo首席执行官安德鲁·比亚莱基（Andrew Bialecki）编写了AI脚本来帮助他筛选电子邮件。当他打开他的笔记本电脑或手机时，其中一个脚本会向他发送一条合并的信息，包含最重要的信息和过去24小时发生的事件总结。近17年，Naya首席执行官哈迪·库福里（Hady Kfoury）收到了每一条通过Yelp、Google或客户支持发送的客户评论副本。最终，他将这项责任委托给了他信任的人，现在每周向他发送一份报告。这减少了库福里每天收到的电子邮件数量至少150封。而当Fraser Yachts首席执行官安德斯·库尔滕（Anders Kurtén）出差时，他依靠团队来处理收到的电子邮件和电话。5. 他们在晚上设定停止点。Bold Bean Co.首席执行官阿梅利亚·克里斯蒂-米勒（Amelia Christie-Miller）使用一款叫做Opal的应用程序来避免晚上查看电子邮件。Opal会在晚上9:30后锁定她的电子邮件、Instagram、LinkedIn和其他应用。她表示，转向Opal是“改变游戏规则的”。Forvr Mood的创始人杰基·艾娜（Jackie Aina）设定的截止时间更早。晚上6点或7点后，她停止回复电子邮件和在手机上工作。世界住宅的首席执行官杰西卡·霍普（Jessica Hoppe）在周末有时会在孩子们睡觉时赶工作，但她会将那些电子邮件标记为“星期一”，以便员工知道他们不需要立即回复。6. 他们知道何时电子邮件不是最佳选择。对一些领导者来说，管理电子邮件意味着少用它。凯文·欧利里（Kevin O'Leary）不再使用电子邮件。这个“鲨鱼坦克”的投资者告诉商业内幕，他每天收到2000到4000封电子邮件。在尝试了不同的筛选方法后，他决定不花时间来管理这个数量。真正需要他的人的方法是使用信息传递的方式。沃尔夫冈·帕克（Wolfgang Puck）也更喜欢更直接的沟通。他的下午包括与全球各地的厨师和餐厅经理的电话，因为他不喜欢电子邮件，并且相信与某人交谈更能传达信息。